Jusqu’à l’entrée en vigueur du RGPD, la question de la conservation des bulletins de salaire ne posait guère de question au sein des entreprises. Ceux-ci étaient conservés sans limitation de durée, que ceux-ci soient remis en papier ou de façon dématérialisée.
L’audit RGPD nourrit les interrogations en la matière et certaines précisions s’imposent, notamment en matière de fixation des durées de conservation des bulletins de salaire.
La Loi El KHOMERI entrée en vigueur au 1 er janvier 2017, a facilité la dématérialisation des bulletins de salaire qui peut être mis en place sans accord préalable du salarié, celui-ci pouvant toutefois s’y opposer (article L. 3243-2 du Code du Travail).
Pour autant, cette dématérialisation s’accompagne de l’obligation de conserver les bulletins de salaire « -soit pendant une durée de cinquante ans ;-soit jusqu'à ce que le salarié ait atteint l'âge mentionné au dernier alinéa de l'article L. 1237-5, augmenté de six ans (...). » (Article D3243-8 du code du travail).
Dans le même temps, le code du travail fixe la durée de conservation des bulletins de salaire « sous forme électronique pendant cinq ans » (article L. 3243-4 du Code du Travail).
Ces 5 ans correspondent à la durée légale de prescription des actions personnelles en matière civile.
Alors, quel délai retenir ?
En réalité, les deux délais doivent être retenus ;
5 ans , c’est le délai retenu de conservation des documents au sein de l’entreprise. Au delà de ce délai, les bulletins de salaire ne doivent pas être accessibles directement par la société, mais pas forcément effacés.
Quelle société n’a pas reçu une demande d’un ancien salarié dans le cadre de sa reconstruction de carrière pour faire valoir ses droits à la retraite ?
Nous sommes d’avis de permettre ce service aux salariés ou anciens salariés en archivant ces bulletins de salaires dans une archive non directement accessible et bénéficiant d’un niveau de protection satisfaisant.
50 ans , c’est le délai de conservation en cas de transmission dématérialisée du bulletin de salaire. Cette transmission oblige l’employeur à sous-traiter cette conservation par l’un des prestataires visé par moncompteactivite.gouv.fr .Le salarié aura donc son propre accès à l’ensemble de ses bulletins de salaire sur le site du prestataire choisi.
Ces deux durées de conservation ne sont donc pas incompatibles, mais complémentaires.
C’est simple, non ?
